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Vorlage - VO/2021/763  

Betreff: Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung und die Ausschüsse der Gemeinde Großhansdorf
hier: Durchführungsbestimmungen für OnlineSitzungen
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Federführend:Haupt- und Ordnungsamt Bearbeiter/-in: Hettwer, Gabriele
Beratungsfolge:
Hauptausschuss
09.03.2021 
Sitzung des Hauptausschusses (offen)   
Gemeindevertretung Großhansdorf

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Anlagen:
Geschäftsordnung Änderung Entwurf Anlage1  

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Mit der 2. Änderung der Hauptsatzung der Gemeinde Großhansdorf wird die Möglichkeit eröffnet  Sitzungen in Fällen höherer Gewalt, als Videokonferenz durchzuführen. Hierfür ist es notwendig, das Verfahren und die Abläufe über die Geschäftsordnung zu bestimmen. Zur besseren Übersicht wird vorgeschlagen, die Geschäftsordnung mit einer Anlage zur Durchführung von OnlineSitzungen zu ergänzen.  Der Entwurf  der Anlage zur Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung und die Ausschüsse der Gemeinde Großhansdorf liegt dieser Vorlage an.

 

Der Entwurf geht von reinen Videokonferenzen aus. Sofern Hybridsitzungen angestrebt werden, ist der Aufwand zur Umsetzung wesentlich höher. In dem Fall müssten mehrere Kameras und Mikrofone im Sitzungssaal vorhanden sein, um alle Teilnehmer erfassen zu können. Für die Bildgestaltung wäre dann eine Regie erforderlich. Im Rahmen einer Videokonferenz könnten bis zu 5 Personen (Vorsitz, Bürgermeister, Amtsleitung, Protokollführung und  ggf. ein Gast) im Sitzungsaal ohne zusätzliche Ausstattung teilnehmen. Die Ausstattung für kleine Videokonferenzen ist im Rathaus vorhanden. Einwohner/innen könnten ebenfalls die Sitzungen über die Leinwand im Sitzungssaal verfolgen und ggf. auch Einwohnerfragen stellen. Für diesen Zweck könnte ein Platzwechsel mit der Amtsleitung erfolgen.

 

Die Gemeinde Großhansdorf wurde von Dataport angefragt, ob sie sich an einem Pilotverfahren zum Thema „Gemeindevertreterversammlung per Videokonferenz“ beteiligen möchte. Es geht darum, die vorhandene Jitsi Plattform zu erweitern. Es ist angedacht, die vorhandene Software entsprechend den Anforderungen an Videokonferenzen für Gremien zu erweitern. Ein Punkt der Erweiterung soll die Liveübertragung darstellen, die derzeit nur über Youtube abgebildet werden kann. Später soll noch ein Videoportal entstehen, so dass die Gemeinde die Sitzungsvideos auf einer sicheren Plattform in Deutschland hosten könnte.

 

In Zusammenarbeit mit Dataport sollen drei bis vier Probesitzungen stattfinden. An diesen Tagen kann im Anschluss auch die einfache Variante getestet werden.

 

Für die jetzt geplante Umsetzung wird das Jitsi-Tool genutzt. Das Tool wird derzeit von Dataport kostenfrei zur Verfügung gestellt und soll später mit mtl. Kosten in Höhe von 5 € weitergeführt werden. Die möglichen Kosten für das neue Modul sind noch nicht bekannt.

 

Die Erprobung sollte aufzeigen, ob für die Teilnahme an Sitzungen ein IPad ausreicht, oder ob die Teilnehmer mit Laptops ausgestattet werden müssten.

 

Bei den Entscheidungen ist zu berücksichtigen, dass OnlineSitzungen nur in besonderen Fällen stattfinden dürfen. Während der Pandemie hängt die Entscheidung von den gesetzlichen Vorgaben, den Räumlichkeiten, dem Hygienekonzept und den aktuellen Inzidenzwerten ab. Sitzungen per Videokonferenz sollen gemäß der Gemeindeordnung nicht zum Standard werden. Sie sollen nur in Ausnahmesituationen durchgeführt werden.

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Der Gemeindevertretung wird empfohlen, den anliegenden Entwurf „Anlage 1 zur Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung und die Ausschüsse der Gemeinde Großhansdorf

hier: Durchführungsbestimmungen für OnlineSitzungen der Gemeindevertretung und deren Ausschüsse“ zu beschließen.

 

Stammbaum:
VO/2021/763   Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung und die Ausschüsse der Gemeinde Großhansdorf hier: Durchführungsbestimmungen für OnlineSitzungen   Haupt- und Ordnungsamt   Vorlage
VO/2021/763-01   Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung und die Ausschüsse der Gemeinde Großhansdorf hier: Durchführungsbestimmungen für OnlineSitzungen   Haupt- und Ordnungsamt   Vorlage