Ratsinformationssystem

Vorlage - VO/2018/225  

Betreff: Digitale Sitzungsunterlagen
Anträge der Fraktionen: FDP vom 14.07.2018 und Grüne vom 15.08.2018
Status:öffentlichVorlage-Art:Vorlage
Federführend:Haupt- und Ordnungsamt Bearbeiter/-in: Hettwer, Gabriele
Beratungsfolge:
Gemeindevertretung Großhansdorf
27.09.2018 
Sitzung der Gemeindevertretung Großhansdorf (offen)   

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Anlagen:
Antrag_digitale Sitzungsunterlagen_FDP  
Antrag digitaler Postversand Juli 2018_Grüne  

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Auf die anliegenden Anträge der FDP und Grünen wird verwiesen.

 

Antrag der FDP:

 

  1. Sitzungsunterlagen werden Mitgliedern der Gemeindevertretung und Bürgerlichen

Mitgliedern der Ausschüsse zukünftig grundsätzlich digital zur Verfügung gestellt.“

 

  1. „Die Mitglieder der Gemeindevertretung und die Bürgerlichen Mitglieder der Ausschüsse erhalten leihweise ein Endgerät (Tablet-PC o.ä.), das nach der Ausübung des Mandats zurückzugeben ist.“

 

  1. Auf ausdrücklichen Wunsch werden im Einzelfall weiterhin Papierunterlagen versandt.“

 

  1. Diese Wahlmöglichkeit endet mit der laufenden Legislaturperiode (2023).“

 

  1. Die Verwaltung wird beauftragt:

 

-          „bis zur Haushaltsberatung 2019 ein Konzept zu erstellen, wie der komplette Umstieg auf digitale Sitzungsunterlagen zeitnah realisiert werden kann,“

 

-          die Kosten für die notwendige Hard- und Software zu ermitteln (www.cc-egov.de) und

 

-          „in die SaVo für den Haushalt 2019 einzuarbeiten sowie“

 

-          „sie den jährlichen Kopier- (Druck, Papier, Arbeitszeiten) und Versandkosten gegenüber zu stellen.“

 

Antrag der Grünen:

 

Sitzungsunterlagen werden Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertretern sowie Ausschussmitgliedern zukünftig grundsätzlich digital zur Verfügung gestellt.

 

Sehr umfangreiche Dokumente (z. B. Savo, Haushaltsplan) sind davon ausgenommen.

 

Zur Anschaffung und Unterhaltung der erforderlichen Endgeräte erhalten die Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter sowie Ausschussmitglieder eine monatliche Aufwandsentschädigung von 15 Euro. Alternativ erhalten die Gemeindevertreterinnen und - vertreter auf Wunsch leihweise ein Endgerät, dass nach der Ausübung des Mandats zurückzugeben ist.

 

Auf ausdrücklichen Wunsch werden im Einzelfall weiterhin Papier-Unterlagen versandt. In diesen Fällen wird keine zusätzliche Aufwandsentschädigung von 15 Euro monatlich gewährt.

 

Mit der Einführung des Ratsinformationssystems  Allris wurde der erste Schritt zum digitalen Sitzungsdienst beschritten. Der gesamte Sitzungsdienst wird über das Ratsinformations-system Allris abgewickelt. Auf der Homepage stehen die öffentlichen Dokumente zur Einsichtnahme zur Verfügung. Über einen geschützten Bereich besteht die Möglichkeit, auf alle Unterlagen zuzugreifen.

 

Derzeit erfolgt der Versand der Unterlagen per Post, also in Papierform. Zur Erstellung von Einladungen und Niederschriften ist es erforderlich, eine PDF zu regenieren. Diese Datei wird dann ausgedruckt und fotokopiert. Sollten alle Unterlagen künftig in digitaler Form zugestellt werden, so würde der Fotokopiervorgang entfallen. Sollten einzelne Mitglieder der Gemeindevertretung weiterhin den Versand in Papierform wünschen, so würde sich der Aufwand für die Verwaltung nicht verringern. Hinzu käme eine weitere Kontrolle, ob der Versand auch in der richtigen Form erfolgt ist. Erfahrungen aus anderen Verwaltungen haben gezeigt, dass bei unterschiedlichen Versandarten der Prozess grundsätzlich reibungslos läuft. Im Vertretungsfall der zuständigen Mitarbeiter/innen und in Stresssituationen wurden aber auch Einladungen an die Ausschussmitglieder vergessen, da nur einzelne Personen den Wunsch hatten, die Dokumente in Papier zu erhalten. Aus diesem Grunde haben u. a. die Gemeinden des Amtes Siek komplett auf die digitale Zustellung umgestellt.

 

Im Amt Siek wurden den Mitgliedern der Gemeindevertretungen und den wählbaren Bürgern  iPads zur Verfügung gestellt. Zur Einführung wurden Schulungen zur Nutzung der iPads und dem Ratsinformationssystem Allris angeboten. Über das iPad können den digitalen Dokumenten auch Notizen hinzugefügt und gespeichert werden.

 

Mit folgenden Kosten wären in 2019 zu rechnen, falls eine komplette Umstellung erfolgen sollte:

 

      iPad  9,7  128 GB rd.440,00 € x 35 Stück=  15.400 €

25 GV, 4 wählb. Bürger, 6 Verwaltung (BGM+Ämter)

      Schulung Ratsinformationssystem Allris=    1.300 €

      Schulung Apple    =       500 €

___________

 

     17.200 €

===========

 

Einsparungen Gesamt:       3.950 €

 

      Portokosten

      Umschläge

      Papierweiß / color

      Kopierer/Miete

 

Die Endgeräte wären eine Leihgabe und müßten beim Ausscheiden aus der Gemeindevertretung  oder einem Ausschuss wieder zurückgegeben werden.

 

In dem Ratsinformationsprogramm kann für jedes Mitglied nur eine Zustellvariante hinterlegt werden.

 

Sofern eine Umstellung erfolgen sollte, stellt sich die Frage, ob es eine zusätzliche Entschädigung geben könnte. Das Innenministerium hat im  Juli 2018 per Erlass darauf hingewiesen, dass über die Entschädigungsverordnung hinaus, keine Zahlungen erfolgen dürfen. In der Entschädigungssatzung der Gemeinde Großhansdorf ist derzeit ein Sitzungsgeld in Höhe von 80 % (27 €) des Höchstbetrages (33 €) der Entschädigungsverordnung festgelegt.  Nach der Entschädigungsverordnung des Landes könnte die Aufwandsentschädigung auch

 

      ausschließlich als monatliche Pauschale  / Höchstbetrag 111 € oder

      gleichzeitig als monatliche Pauschale / Höchstbetrag 38 € und als Sitzungsgeld / Höchstbetrag je Sitzung 23 €

 

gewährt werden.

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

./.